企業主如何提升郵件管理機制來因應世界經濟不景氣


2008-10-22

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Softnext 中華數位科技              V2

     這幾個月來,世界金融經濟狀 況慘不忍睹,各國股市無不哀鴻遍野,美國大型金融機構倒閉頻傳、日本包含最大人壽公司超過6000家企業驚傳收攤等等訊息..影響的範圍不只是投資者,當 然,必定也包含了企業主的荷包,既然已經影響到企業主,勢必一定要進行某些動作才能穩定企業的經營。電子郵件對於企業而言是一個相當重要的訊息及正式文件 交換管道,在企業營運中扮演著一定的重要角色,然而因應到經濟不景氣的狀況,郵件管理可以發揮的地方有哪些?

  • 積 極面:在瞬息萬變的訊息中,企業主是非常需要有即時性的資訊提供協助其做決策的,因此如何能夠掌握到最新一手的訊息以及足以判斷的數據對企業主而言是非常 重要的訊息。郵件的部份不僅僅只是一個商業交易的執行方式,事實上從訊息的郵件互動內容中也是一個重要的決策判斷來源,作為企業主而言,結果雖然是非常重 要,但是如果能夠從溝通的過程中即時的察覺到決策的偏向,或許可以避免更大的商業風險損失。透過郵件即時向廣大客戶做同步訊息傳達,除了讓客戶瞭解到最新 狀況之外,沒有什麼比「安心」兩個字更為重要,當然從郵件管理的機制也能進而掌握到客戶關係。所以簡單來說,企業主可透過健全的郵件管理機制,建立起決策 分析以及客戶溝通的新平台,建立客戶感受到企業快速因應商業環境變化所呈現的良好印象,提升公司營運整體效益。
  • 消 極面:一般企業在面臨到營業額下降以及各項成本精簡的情況之下,員工幾乎都是屢屢遭到被開刀的對象。因此,只要開始進行人員大搬風,勢必就有機會出現員工 將公司機密資料帶走的情況,而這種狀況是屢見不鮮,因此企業主除了正視這種狀況外,也要針對內部員工的郵件使用狀況進行了解,避免離職潮所帶來的機密外洩 危機。

而企業主在因應措施考量上, 以使用最普及的Email而言,配合安全政策進行郵件內容傳輸的管制,並實施郵件稽核等安全管理,Mail SQR expert便具有完整的郵件內容管理及Email稽核功能,而透過Mail Archiving Expert的強大歸檔調閱功能,則可做為郵件舉證以輔助資料外洩之稽查行動。然而洩密的管道不僅Email,透過常用網路服務(Web-mail、 IM、網頁存取)及其他潛藏危險的應用服務(FTP、Telnet、P2P..)都能輕易將資料傳到外部,運用中華數位Content SQR則可配合政策來管控這些網路服務的使用行為,留存通話紀錄及內容,可做為違規及資料外洩之舉證。
如果建立了健全的郵件管理機 制,相信企業主未來在因應外在的影響因素,將會有所收穫。

  
垃圾郵件過濾專 家SPAM SQR V2.6登場


     SPAM SQR 2.6本月底推出新版本,重點在強化系統的操作動線,內容設定與多國語言垃圾信攔截功能。另外,針對困擾企業已久的垃圾信退信攻擊,在此新版本也將退信攻 擊的處理效能再度大幅提升,以協助企業客戶更有效防禦退信攻擊。
SPAM SQR 2.6版 系統功能:

  • 改良郵件記錄操作介面。SAPM SQR
  • 新增精靈設定功能。
  • 強化多國語言垃圾郵件攔截功能。
  • 退信攻擊處理效能提升。
  • 支援多國語言攔截明細內容自訂功能。
  • 支援系統手動更新。

SPAN SQR N-Tier 多層次垃圾信防禦手法


Content SQR防範資料外洩:Web 2.0安全管理應用實務探討

     文章提供 中華數位台灣事業處 王智衛產品經理

     在網際網路的應用上,從最初利用經常性的更新靜 態HTML頁面的技術,到.com時代的來臨時,演進成利用CMS(Content Management System,內容管理系統)可以從不斷變化的內容資料庫中即時生成動態的HTML頁面,也因此頁面點擊率和外觀成為了重要因素。在2004年10月 O'Reilly Media、Battelle和MediaLive啟動了第一個Web 2.0大會,然而Web 2.0並不是一個技術標準,但是它包含了技術架構及應用軟體,它的特點是鼓勵作為資訊最終利用者透過分享,使可供分享的資源變得更豐盛。O'Reilly 和Battelle總結他們認為Web 2.0表現了應用特色的一些關鍵原則:

  • 將Web作為平台
  • 駕馭群體智慧
  • 雙向的互動

 

引用【Web 2.0網路上有錢創意在裏面】一書對此核心概念較創新的說法,即為「U.S.E.R」。U代表Unconstraint,使用者無限制、完全控制權、主動 的角色,自由提供網站內容,網站內容會慢慢的變多、變廣,例如Wikipedia維基百科。S代表Service,宣導以網路桌面取代作業系統桌面,使網 站所提供的服務是一個重視使用者體驗與感受,並且以服務使用者大眾為導向的平台。E代表Externality,相容系統的概念,每一個都可以透過網路, 檢視網站的內容,並不會因為使用的瀏覽器或者是電腦設備的不同,而發生不相容的情況。R代表Reward,企業應用Web 2.0的觀念,無非就是為了要盈利,最佳的說明理論就非得提到最近非常熱門、雜誌媒體均有報導的長尾效應(Long Tail Effect)。

根據Forrester Research報告指出,針對員工數超過500人的企業調查,約有15%的IT決策者表示有用部落格、Wiki作為商務應用;平均27%的企業將這些科 技作為正式的商業投資;另外的16%則是考慮使用;最後高達89%的IT決策者表示看見來自部落格、Wiki可為企業創造的價值。在進入 Web 2.0 時代後,不同於傳統網頁瀏覽的行為,現在的網站不但提供了更多元豐富的訊息內容像是線上下單、線上遊戲、線上購物、Web線上影音….等等族繁難以備載, 更重要的是允許使用者主動的提供訊息參與互動,而不再只是被動的接受網站內容。但更多元豐富的訊息內容,意味著更多的頻寬耗用與花費更多時間瀏覽,以致造 成員工生產力低落。使用者主動的提供訊息參與互動,意味著公司網管必須面對又一新興的內部訊息外洩管道。過去網管人員如果有對網頁瀏覽進行管理,主要可能 只是關心使用者是否下載了些不當的內容甚至是惡意軟體,現在或許也該考慮注意一下使用者到底由公司內部上傳了什麼到網際網路上。例如:WebMail電子 郵件的普及,可以隨意的夾帶檔案上傳送出,並且不會在企業的網路環境留下痕跡;即時通訊的使用,也可利用傳送檔案的功能,大量的將有用的文件送出,也不會 在企業的網路環境留下痕跡;部落格以及網路磁碟機的使用,也都是使用企業環境無法完全封鎖的網路協定HTTP,這些行為也不會在企業的網路環境留下痕跡。
Content SQR 全面落實網路內容安全管理
在企業上目前已意識到需做有效控管的應用有 WebMail、P2P、Blog、WebHD等,企業上的網管人員在沒有好的解決方案情況下,使得MIS只有兩種選擇,一是完全放任不理等出問題再說, 一是利用防火牆或是網頁過濾器之類的設備完全封鎖使用,但是道高一尺、魔高一丈,用封鎖的方式並無法作事後的行為內容稽核,並且雖然表面上是封鎖,但會不 會有掩耳盜鈴的迷思,實際上仍有漏洞可以使用而管理者卻不自知。企業如果事後導入Content SQR,除了可以還原WebMail的使用行為內容,不管是寄信或者是讀信的操作,可將時間日期、寄件人、收件人、主旨、信件內文、附件內文等再次呈現給 稽核人員,還可以還原即時通訊的交談內容,包括使用即時通訊的傳送接收檔案的行為內容等,最後也可以還原Blog的使用行為內容,可將其上傳的文字及網站 位置,做一詳實紀錄呈現給稽核人員。企業如果透過此事後的稽核,更可以制定政策,做出事先的預防措施,Content SQR可以針對觀察到的網路行為制定使用規範,防止類似行為發生,防範方法非一般網路設備僅針對第四層網路協定的Port做管制,而是針對第七層應用程式 協定的封包特徵。

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Content SQR 網路內容安全管理專家
SPAM SQR 垃圾信過濾管理專家
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(852) 2893 8860

 

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